​privatlivspolitik (gdpr)

PRIVATLIVSPOLITIK FOR MARSELIS ADVOKATER

Opdateret per 13.07.2019

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi hos Marselis Advokater behandler de personoplysninger, som vi kommer i besiddelse af i forbindelse med rådgivning og sagsbehandling, anti-hvidvask-foranstaltninger, afholdelse af netværksarrangementer, kurser eller seminarer, markedsføring, rekruttering, leverandøradministration og brug af vores hjemmeside www.marselislaw.dk.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger er:

Marselis Advokater Advokatanpartsselskab

CVR: 19 05 94 05

Marselisborg Havnevej 36, 1.

8000 Aarhus C

2. Vores behandling af personoplysninger

I det følgende beskriver vi, hvordan og med hvilke formål, Marselis Advokater behandler personoplysninger.

2.1 Kundeadministration:

Formål: Formålet er at varetage klientforholdet, herunder klient- og sagsoprettelse, fakturering, kvalitetsstyring og -kontrol, samt for at administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, samt varetage drift og vedligehold af systemer.

Registrerede: Klienter, herunder medarbejdere hos klienter.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, evt. medarbejdernummer, vores bistand og rådgivning, samt faktureringsoplysninger.

Behandlingsgrundlag: Behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde aftaler med vores klienter eller gennemføre foranstaltninger på klienternes anmodning forud for indgåelse af aftalerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandlingen er endvidere nødvendig for at vi kan overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Endvidere er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesse i at varetage klientforholdene, opfylde aftalerne med vores klienter, administrere og udvikle vores forretning og rådgivning, varetage drift og vedligeholdelse af systemer, som benyttes som led i varetagelsen af klientforholdene, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Kilde: Klienter, herunder medarbejdere hos klienter.

Tidsrum for behandling: Oplysningerne slettes efter 11 år, regnet fra udløbet af det kalenderår, hvori klientforholdet ophører, medmindre særlige forhold, betinger en kortere eller længere opbevaringsperiode. Visse stamoplysninger om klienter, slettes efter 30 år, regnet fra udløbet af det kalenderår, hvori klientforholdet ophører til sikring mod interessekonflikter.

2.2 Kundekendskab:

Formål: Formålet er at gennemføre kundekendskabsprocedure.

Registrerede: Klienter, herunder ejere og daglige ledelse.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, der fremgår af f.eks. pas, kørekort eller sygesikringsbevis herunder navn, adresse, fødested, nationalitet og cpr-nr. Vi gemmer en kopi af de foreviste legitimationsdokumenter, f.eks. pas, kørekort eller sygesikringsbevis.

Behandlingsgrundlag: Vi behandler personoplysningerne som påkrævet i medfør af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven), som vi er underlagt. Vi behandler oplysningerne i overensstemmelse med hvidvasklovens kundekendskabsprocedurer, jf. §§ 11-21, jf. § 10, herunder særligt § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2. nr. 1.

Kilde: Klienter, herunder ejere og daglige ledelse samt medarbejdere hos klienter.

Tidsrum for behandling: Oplysningerne slettes efter 5 år, regnet fra klientforholdets ophør eller afslutning af den enkelte sag, medmindre særlige forhold, betinger en længere opbevaringsperiode.

2.3 Juridisk bistand og rådgivning:

Formål: Formålet er at levere juridisk bistand og rådgivning til Marselis Advokaters klienter.

Registerede: Klienter, parter, samarbejdspartnere, vidner og medarbejdere hos disse.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder navn, titel, organisation, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, øvrige oplysninger, vores klienter leverer for at vi kan levere vores bistand og rådgivning, og hvis det er nødvendigt for at levere vores bistand også cpr-nr. Vi ønsker som udgangspunkt ikke at modtage følsomme personoplysninger og oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, og vi behandler alene sådanne oplysninger, hvor det er nødvendigt for at kunne levere vores bistand og rådgivning.

Behandlingsgrundlag: Vi behandler almindelige personoplysninger om vores klienter, som er nødvendig for at kunne opfylde aftaler med vores klienter og levere vores rådgivning eller for at gennemføre foranstaltninger på klienternes anmodning forud for indgåelse af aftalerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandlingen er endvidere nødvendig for at vi kan overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Vi behandler almindelige personoplysninger om modparter, klienters og modparters medarbejdere og vidner, såfremt det er nødvendigt for, at vi kan forfølge legitime interesser i at kunne varetage klienternes interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler og videregiver cpr-nr. til offentlige myndigheder, herunder til brug for at foretage registreringer på vegne af klienter på virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk, som påkrævet for entydig identifikation, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2. nr. 3. Såfremt vi behandler følsomme personoplysninger eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser om klienter, modparter, klienters og modparters medarbejdere, sker behandling alene, hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Kilde: Klienter, parter, vidner, samarbejdspartnere samt disses rådgivere eller medarbejdere, samt i øvrigt fra offentligt tilgængelige kilder.

Tidsrum for behandling: Oplysningerne slettes efter 11 år, regnet fra udløbet af det kalenderår, hvori klientforholdet ophører, medmindre særlige forhold, betinger en kortere eller længere opbevaringsperiode.

2.4 Netværksarrangementer, seminarer og kurser:

Formål: Formålet er at planlægge, afholde og evaluere netværksarrangementer, seminarer, kurser og lignende arrangementer hos Marselis Advokater.

Registrerede: Deltagere.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder navn, titel, e-mailadresse, telefonnummer og organisation.

Behandlingsgrundlag: Behandling af personoplysninger i forbindelse med tilmelding til netværksarrangementer, seminarer, kurser og lignende arrangementer hos Marselis Advokater sker for, at vi kan opfylde aftalerne med deltagerne eller for at gennemføre foranstaltninger på deltagernes anmodning forud for indgåelse af aftalerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesse i at evaluere og administrere kurser, netværk og lignende arrangementer og holde kontakt med deltagerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Endvidere er behandlingen nødvendig for at vi kan overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Kilde: Deltagerne selv eller deltagernes arbejdsgivere.

Tidsrum for behandling: Oplysningerne slettes efter 2 år, regnet fra tidspunktet for kursuset, netværket eller arrangementet er gennemført og evalueret, medmindre særlige forhold, betinger en kortere eller længere opbevaringsperiode.

2.5 Markedsføring:

Formål: Formålet er at foretage markedsføring, herunder udsendelse af nyhedsbreve, invitationer til diverse arrangementer og andre direkte henvendelser.

Registrerede: Relationer.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder navn, titel, e-mail, telefonnummer og organisation.

Behandlingsgrundlag: Hvis vi tidligere har haft kontakt med dig på den ene eller anden måde, vurderer vi, at vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger, så vi kan fastholde vores relation og markedsføre vores ydelser samt for at sørge for, at vores henvendelser til dig er så relevante som muligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra f. Behandling af personoplysninger i forbindelse med tilmelding til vores eventuelle nyhedsbreve sker på grundlag af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Endvidere er behandlingen nødvendig for at vi kan overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Kilde: Relationen selv eller fra offentligt tilgængelige kilder, f.eks. LinkedIn, Facebook eller relationens organisations hjemmeside.

Tidsrum for behandling: Oplysningerne slettes når deltageren selv frabeder sig, at vi henvender os. For så vidt angår vores eventuelle nyhedsbreve, slettes oplysningerne efter 2 år, regnet fra tidspunktet hvor relationen tilbagekalder sit samtykke.

2.6 Besøgende på marselisadvokater.dk:

Formål: Formålet er administration af besøgende på marselislaw.dk.

Registrerede: Besøgende på marselislaw.dk.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder IP-adresse.

Behandlingsgrundlag: Vi behandler personoplysninger med den besøgendes samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik.

Kilde: Den besøgende.

Tidsrum for behandling: Du kan læse mere om den enkelte cookies varighed i vores cookiepolitik.

2.7 Rekruttering:

Formål: Formålet er rekruttering, herunder at behandle og vurdere ansøgere i forhold til en aktuel eller fremtidig stilling hos Marselis Advokater.

Registrerede: Ansøgere.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, uddannelsesmæssige baggrund, erhvervserfaring og andre personoplysninger den enkelte ansøger afgiver, samt referencer. Oplysninger om strafbare forhold, herunder straffeattest. Vi behandler i visse tilfælde følsomme oplysninger, herunder om sygdomme, der aktuelt vil have stor betydning på ansøgerens mulighed for at udføre den pågældende stilling.

Behandlingsgrundlag: Behandlingen af almindelige personoplysninger er nødvendig for, at vi kan forfølge legitime interesser i at kunne rekruttere ansøgere til stillinger hos os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler personoplysninger som indhentes via reference, hvis ansøgeren har givet sit samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Vi behandler endvidere personoplysninger, som tydeligvis er offentliggjort af den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e. Vi behandler oplysninger om straffeattest, såfremt det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse i at sikre, at ansøgeren kan varetage den stilling hos Marselis Advokater, som skal besættes, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Dette gør sig f.eks. gældende i forbindelse med vores overholdelse af hvidvasklovgivningen. Behandlingen er nødvendig for at overholde vores eller ansøgerens arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. Databeskyttelseslovens § 7, stk. 2.

Kilde: Ansøgeren og hos evt. referencer (hvis ansøgeren har givet sit samtykke) samt oplysninger der i øvrigt er offentligt tilgængelige.

Tidsrum for behandling: Oplysninger om ansøgere, der ikke tilbydes en stilling slettes efter 3 måneder, regnet fra tidspunktet, hvor ansøgerne har modtaget afslag på deres ansøgninger, medmindre ansøgeren har samtykket til en længere opbevaringsperiode, eller særlige forhold betinger en længere tids opbevaring.

2.8 Leverandøradministration:

Formål: Formålet er at varetage leverandør- og samarbejdsforhold.

Registrerede: Leverandører og samarbejdspartnere, samt medarbejdere hos disse.

Kategorier af personoplysninger: Almindelige personoplysninger, herunder navn, titel, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. På medarbejdere hos leverandører og samarbejdspartnere behandler vi navn, titel, e-mailadresse og telefonnummer.

Behandlingsgrundlag: Behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde aftaler med vores leverandører og samarbejdspartnere eller for at gennemføre foranstaltninger på deres anmodning forud for indgåelse af aftalerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandlingen er endvidere nødvendig for, at vi kan overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Endvidere er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesse i at varetage leverandør- og samarbejdsforholdet og opfylde aftalerne med vores leverandører og samarbejdspartnere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Kilde: Leverandører og samarbejdspartnere, samt medarbejdere hos disse.

Tidsrum for behandling: 6 år, regnet fra udløbet af det kalenderår, hvori leverandør- og samarbejdsforholdet ophører, medmindre særlige forhold, betinger en kortere eller længere opbevaringsperiode.

3. Modtagere:

Vi behandler modtagne personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Dette kan dog ske til specifikke klienter, modparter, myndigheder og/eller domstole.

Vi videregiver i visse tilfælde personoplysninger til vores revisorer og andre professionelle rådgivere, f.eks. for, at revisor kan udføre revision, eller for at kunne modtage rådgivning fra andre professionelle rådgivere. Herudover videregiver vi personoplysninger til domstolene eller klienter og modparter, samt andre offentlige myndigheder, såfremt det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Vi benytter endvidere eksterne leverandører, herunder IT-leverandører, der kan få overladt personoplysninger i forbindelse med deres bistand til os. Marselis Advokater indgår databehandleraftaler med eksterne leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Marselis Advokater, for at sikre den nødvendige sikkerhed hos vores eksterne leverandører.

Personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, med mindre dette sker til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1,b-e.

4. Sikkerhed:

Vi bestræber os på at opretholde høje standarder for sikkerhed, også når det gælder beskyttelsen af personoplysninger. Vi har herved interne systemer og procedurer, der sikrer, at vi lever op til kravene om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Ved eventuel fremsendelse af følsomme personoplysninger til Marselis Advokater anbefaler vi, at der anvendes sikker e-mail og kodebeskyttede filer.

5. Dine rettigheder:

Du har følgende rettigheder vedrørende de personoplysninger, som Marselis Advokater har modtaget:

Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.

Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.

Du har under visse omstændigheder ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os (se nedenfor). Vi beder om, at du i forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi anvender oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os på info@marselislaw.dk eller tlf. +45 87 430 430.

Du kan også indgive en klage til:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal

1300 København K

Telefon 33 19 32 00

E-mail dt@datatilsynet.dk

Senest opdateret den 13. juli 2019

Firmaet​

Marselis Advokater Advokatanpartsselskab​

CVR: 19059405

Marselisborg Havnevej 36

8000 Aarhus C

kontakt information​